A. Quản lý thông tin sản phẩm dịch vụ
Kế toán là bộ phận sẽ phụ trách việc quản lý thêm bớt sản phẩm dịch vụ giá cả của thiết bị bán trên Hermes và các nền liên kết hermes (iPOS Manager, Fabi Manager, CMS Fabi…)
1. Quản lý nhà cung cấp
Quản lý thông tin các nhà cung cấp cung ứng thiết bị cho công ty
1.1. Thêm mới nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp -> Thêm nhà cung cấp -> Khai báo thông tin nhà cung cấp -> Tạo
1.2. Update thông tin nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp -> Tìm kiếm đến nhà cung cấp cần update thông tin -> Sửa -> Tìm đến thông tin cần sửa -> Sửa
2. Quản lý loại thiết bị
Quản lý danh sách thiết bị phần cứng được kho quản lý.
2.1. Thêm thiết bị mới.
Quản lý loại thiết bị -> Thêm loại thiết bị -> Khai báo thông tin thiết bị mới -> Tạo
Nhóm thiết bị: Là danh sách nhóm được dev fix từ trước kế toán không thể tự khai báo.
2.2.Update thông tin thiết bị
Quản lý loại thiết bị -> Tìm kiếm đến thiết bị cần update thông tin -> Sửa -> Tìm đến thông tin cần sửa -> Sửa
3. Quản lý sản phẩm
Khai báo danh sách các sản phẩm chính mà iPOS cung cấp
3.1. Thêm sản phẩm
Quản lý sản phẩm -> Thêm sản phẩm -> Khai báo thông tin sản phẩm mới -> Thêm mới
3.2. Sửa sản phẩm
Quản lý sản phẩm -> Tìm kiếm đến sản phẩm cần sửa -> “Sửa” -> Update thông tin sản phẩm -> “Cập nhật” 
4. Quản lý dịch vụ
Khai báo các dịch vụ thuộc các sản phẩm cung cấp cho khách hàng
4.1. Thêm dịch vụ
Quản lý dịch vụ -> Thêm dịch vụ -> Khai báo thông tin dịch vụ -> Thêm mới
4.2. Sửa dịch vụ 
4.3. Tạo bản sao dịch vụ
Trong một số trường hợp 1 dịch vụ được bản ở nhiều sản phẩm thì ta có thể dùng tính năng tạo bản sao này để rút ngắn thời gian khai báo (VD: Máy in dùng được cho cả sản phẩm POS PC và POS FABI)
B1: Quản lý dịch vụ -> Tìm kiếm dịch vụ cần clone -> Click setup -> Tạo bản sao -> Kiểm tra update thông tin cho chuẩn -> Thêm mới
4.4. Xóa dịch vụ
Đối với các sản phẩm dịch vụ không sử dụng nữa thì kế toán có thể xóa đi cho dễ theo dõi.
B. Quản lý ví thanh toán
1. Xác nhận tiền về ví thanh toán
Theo luồng mới thì các thành toán hóa đơn của khách hàng đều qua luồng nhập tiền vào ví của khách hàng nên các khi sale tiến hành nạp tiền vào ví kế toán sẽ là người xác nhận tiền vào ví (đối với các phiếu thu hệ thống không tự khớp thì kế toán mới cần vào xác nhận)
Danh sách phiếu thu tiền -> Tìm kiếm check thông tin tiền chuyển về công ty -> Xác nhận TT để nạp tiền vào ví khách -> Xác nhận.
2. Kiểm tra thông tin ví thanh toán
2.1. Hiệu chỉnh ví
2.2. Chuyển tiền
2.3. Xem chi tiết ví
C. Quản lý thông tin hóa đơn
1. Xem chi tiết hóa đơn
Trong một số trường hợp cần check thông tin thanh toán và phân bổ -> kế toán vào chi tiết hóa đơn để kiểm tra
Danh sách hóa đơn -> TÌm kiếm đến hóa đơn cần xem -> Click icon setup -> Xem chi tiết hóa đơn -> Chuyển các tab để xem chi tiết
– Trường hợp hóa đơn chưa thanh toán có thể xem sẽ có thông tin phân bổ MMR cho các dịch vụ thuê bao
– Trường hợp hóa đơn đã thanh toán: sẽ có thêm thông tin tính điểm KPI và tính hoa hồng cho các bộ phận
2. Thanh lý hóa đơn
Trong một số trường hợp khách hàng không thanh toán tiền hoặc muốn hủy hợp đồng sale sẽ liên hệ kế toán thanh lý hợp đồng.
Lưu ý: Thanh lý hóa đơn chỉ để kế toán đánh dấu trạng thái thanh lý của hóa đơn không có nghĩa là giảm công nợ hay KPI của sale
3. Chuyển người phụ trách hóa đơn
Nếu sale phụ trách hóa đơn nghỉ việc không thể thu hồi công nợ, kế toán có thể làm việc vs leader để hoàn thiện gán công nợ cho bạn sale khác phụ trách.
D. Tạo phiếu giữ lương gia hạn công nợ
Theo quy định của công ty “Sale có công nợ quá 50%, nhanh chóng thanh toán trước ngày 5, 15, 25 hàng tháng để tránh bị khóa tạo mới PYC”. Nên trường hợp sale có công nợ quá 50% phải liên hệ kế toán tạo phiếu giữ lương để giảm tỉ lệ nợ cho sale để sale tiếp tục được tạo PYC.
Dựa vào Danh sách Quản lý nợ hóa đơn kích hoạt để check thông tin tỉ lệ nợ và trạng thái khóa tạo PYC
1. Tạo Phiếu giữ lương
Quản lý Phiếu giữ lương -> Tạo phiếu giữ lương -> Tìm kiếm đến hóa đơn của sale cần tạo phiếu giữ lương -> Khai báo thông tin giữ lương-> Tạo phiếu giữ lương
Sau khi tạo xong phiếu giữ lương thì tỉ lệ nợ được giảm xuống giúp sale tiếp tục được tạo PYC
2. Hoàn trả lương
Sau khi sale hoàn thành thanh toán hóa đơn hết công nợ kế toán sẽ tiến hành hoàn trả lương cho sale
Danh sách phiếu giữ lương -> Tìm kiếm đến phiếu giữ lương cần hoàn trả -> Xem -> Kiểm tra thông tin -> Hoàn trả lương
E. Quản lý thông tin hạn thuê bao
Tất các các khách hàng triển khai mở điểm hay gia hạn thuê bao đều được tự động cập nhật vào danh sách Quản lý thuê bao, trường hợp trong quá trình vận hành phát sinh lỗi hoặc có yêu cầu update hạn từ sale kế toán phải tiến hành update lại hạn thuê bao đúng theo yêu cầu.
1. Update hạn thuê bao
Điều chỉnh lại thời gian cho thuê bao của khách hàng
Quản lý thuê bao -> Tìm kiếm đến điểm và dịch vụ cần thay đổi ngày hết hạn -> Update thông tin ngày hết hạn -> Thay đổi
2. Khóa thuê bao
Trường hợp khách hủy hợp đồng hoặc phát sinh lỗi điểm bán hàng thì kế toán phải tiến hành khóa thuê bao của điểm để khách ko sử dụng được dịch vụ nữa.
Quản lý thuê bao -> Tìm kiếm đến điểm và dịch vụ cần khóa -> Nhập ghi chú khóa thuê bao -> Khóa thuê bao.
Leave A Comment?